在公司领导的大力支持和全体干部职工的积极配合下,党政办公室于去年7月开始OA系统上线前的准备工作,用时一个月完成了服务器安装配置、人员信息整理、各功能模块应用设定、运行前测试等所有准备工作,并于20148月正式开始投入运营使用。

系统上线后,为使全体干部职工能快速理解和掌握使用OA系统的方法,办公室多次组织OA公司技术人员对集团总部和各子公司员工进行系统培训,并逐一排除疑难问题,整体运行效果较好,现将OA系统运行情况报告如下:

一、OA系统建设基本情况:包括人力资源、文档管理、流程管理等系统和模块,根据合同约定,OA系统建设已经全部完成,并正式使用;

1、人力资源系统:导入人员203人,完成203人员的基本信息保护,已分配不同等级账户使用,权限已设定。(流程申请权限,文档查看权限,协助区创建权限,系统维护权限)。

2、文档管理:文档创建了9个部门、公司制度、系统

帮助、共享文件、合同管理,通知公告、协作文件、子公司通知公告、子公司文件共享、子公司制度等多个文档主目录。主目录下创建142个分目录,分目录下创建208个子目录,用于知识积累、文件共享,帮助集团公司快速发展。

3、流程管理:流程搭建共有日常工作、通知、公文管

理、办公室流程、财务部流程、人力资源部流程、亚行办流程、纪检监察部流程、质安部流程、企管部流程、总工办流程、土开部流程、子公司流程13种流程类型。共同搭建50余条功能流程,用于日常办公、审批,同时搭建手机OA平台,实现随时随地办公,实现了集团公司及时、高效管理的目标。

4、门户搭建:搭建了集团门户、个人门户、水利交通集团网站、筑水公司、项目公司、枢纽公司、资产公司、物资公司、通源公司、青岩堡公司、大塘河水电站共11个门户,各个门户有着不同的信息显示,可以根据各个公司不同的管理制度以及级别显示,共享信息。

5、车辆管理:管理公司所有车辆使用情况,用于员工查询使用车辆,方便车辆调配。

6、协作管理:此功能相当于论坛形式,员工可自行在其中新建话题,加入需要参与的人员并进行留言讨论。方便公司内部交流,解决问题。

7、日程管理:员工可添加自己工作计划等事项,方便合理管理日程安排,有规律实施工作。

8、会议管理:用于会议的及时通知,会议议程安排。

二、运行情况:

OA系统运行以来,各部门的协作变得更加紧密、默契,从最初的纸质表单,演变成现在的电子表单,摆脱了纸质文稿的束缚,提高了办事效率,效果显著。

1、      流程管理:共上线流程50余条。上线流程审批结

1605个,正在审批的流程116个。现公司各部门、子公司已基本熟悉所有功能,使用顺畅。

2、知识管理:创建208个子目录存放文件。用于知识

积累,文件共享,可实现集团公司公共资源的共享和利用。此项功能未受到各部门、子公司重视,现大部分知识文档未被完全利用。

3、门户管理:我们工作都是在门户上来进行审批、查看、学习等,使用比较平凡。

4、车辆管理:现在车辆使用申请都是在OA上进行申请,使用情况正常。

5、日程管理:对自己日程安排,个人对于工作的计划安排。属于个人规划功能。此项功能目前尚未发挥出应有作用。

6、会议管理:现会议通知,都是以OA会议管理来审批管理的,使用正常。

三、  OA系统投入运行后产生的效果和意义

1、建立集团信息发布门户:在集团内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所,例如:公告、论坛、规章制度、新闻等,促使交流、公告事项等能够在集团内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够及时了解公司的发展动态。

2、 实现工作流程的自动化:工作申请及审批流程的使用,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作,例如各种申请、审批、请示、汇报等,都是一些流程化的工作,通过实现工作流程的自动化,规范了各项工作,提高各单位及部门之间协同工作的效率。

3、 实现知识管理的自动化:传统的手工办公模式下,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。

4、 协同办公:该模块支持多分支机构、跨地域办公模式以及移动办公。通过协同办公使相关信息能够获得有效的整合,提高集团总部领导层的执行和决策能力。

四、  推动与改进

综上所述,整体运行效果良好,但还存在以下问题:

1、现在基本上线人员维持在4050人之间,集团总

部就占了一半以上。部分员工尚未养成及时登录OA系统进行审批工作的习惯,审批不及时,造成信息传递、处理的不流畅。

2、部分功能使用率不高,比如知识文档,部门及领导不够重视,加上使用习惯问题,大家都习惯把文件存放在自己电脑里面,不习惯上传至OA共享。

OA系统今后的运行管理工作中,一是做好OA系统的日常运行维护和升级管理工作,确保系统的正常运行;二是加大使用OA系统的宣传力度,督促员工提高使用的意识和习惯,全面实现无纸化办公、达到降低办公费用、提高办文、办事效率的目的。

 

党政办公室 

2015312